Правила оформления документов

СОДЕРЖАНИЕ

1.	Основные понятия делопроизводства
2.	Общие нормы и правила оформления документов
3.	Стандарт на организационно-распорядительные документы
4.	Язык документов. Деловая переписка
5.	Оформление распорядительных документов
6.	Оформление организационных документов
7.	Оформление информационно – справочной документации
8.	Оформление документов по личному составу
9.	Представление о документообороте
10.	Номенклатура дел
11.	Структура документа
12.	Microsoft Outlook
13.	Секретарское дело
14.	Юридическая сила документа
15.	Требования к оформлению дипломных работ

1.	
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Вопросы:
1.	Что такое документ и каковы его функции?
2.	Что такое делопроизводство?
3.	Задачи делопроизводства
4.	Этапы становления делопроизводства в России
5.	Унификация и стандартизация делопроизводства
6.	Нормативная база делопроизводства
7.	Виды классификаций документов
8.	Виды организационно – распорядительной документации

Что такое документ и каковы его функции?
1.	Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
2.	Документ является носителем информации. В соответствии с «Оксфордским словарём» «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение». Слово документ имеет тот же корень, что доктрина, догма (doocere, doctum).
3.	Функции документа:
-	информационная – в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;
-	организаторская – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;
-	коммуникативная – обеспечивает внешние связи предприятий и организаций;
-	юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделён юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы и т.д.)
-	воспитательная – хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации, дисциплинирует исполнителя.

Что такое делопроизводство?
1.	Делопроизводство – деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работу с ними.
2.	Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов.
3.	Документооборот – это процесс продвижения документированной информации на предприятии.
4.	Архивное дело – деятельность по организации хранения документов

Задачи делопроизводства

Задачи делопроизводства

Создание документов	
Регистрация и контроль исполнения	
Продвижение документов	
Систематизация и хранения	

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.
•	Для создания документов используются текстовые редакторы.
•	Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык.
•	Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.
•	Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.
•	Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники.
•	Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных Программ можно не только создать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов уничтожение устаревших и введение новых.

Этапы становления делопроизводства в России
1.	В России в 17 веке появилось приказное делопроизводство. Приказами назывались органы государственной власти документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и сотни метров.
2.	При Петре I было введено коллежское делопроизводство. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
3.	В начале 19 века коллегии сменились министерствами, появились бланки служебных документов.
4.	В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.
5.	В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учётом специфики рыночных отношений и компьютеризации делопроизводства.

Унификация и стандартизация делопроизводства
1.	Любой документ функционирует совместно с другими документами.
2.	Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определённой сфере человеческой деятельности.
3.	Унифицированная система документации (УСД) – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определённой области деятельности.
4.	В организации и управлении очень много разнообразных и повторяющихся рабочих ситуаций, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
5.	Суть унификации – приведение документов к единой форме и структуре, создание единых операций по обработке, учёту и хранению документов.
6.	Суть стандартизации – применение оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке.
7.	ГОСТ – государственные стандарты; ОСТ – отраслевые; СТП – стандарты предприятий и организаций.
8.	С 01.07.1998г. в Российской Федерации введён в действие ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов.

Нормативная база делопроизводства

Нормативная база делопроизводства

Законодательные и правовые акты РФ	
ГОСТы (Государственный Стандарт)	
Нормативные документы	
Классификаторы	
ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления)	

1.	К законодательным и правовым актам в сфере документации относятся законы РФ, указы и распоряжения президента, постановления правительства.
2.	Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию:
3.	Стандарт – типовой вид, образец. Например, ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации.
4.	Нормативные документы, например, нормативные документы по труду.
5.	Классификаторы – нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. Например,
- ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации;
- ОКПО – Общероссийский классификатор организаций и предприятий.
6.	Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – устанавливает единые требования к организации работы с документами, создаются инструкции по делопроизводству, различные рекомендации.

Виды классификаций документов
Признак квалификации	Вид документа	Пояснение	
1.	По месту составления	внешние	нормативные документы вышестоящих организаций	
1.		внутренние	создаются и имеют хождение внутри предприятия	
2.	По содержанию	первичные	содержат исходные данные	
1.		сводные	содержат данные из нескольких первичных документов	
3.	По типу носителей	бумажные	рукописные, типографские, напечатанные на ПК	
1.		электронные		
4.	По срокам исполнения	срочные	требующие исполнения в определённый срок	
1.		несрочные	срок исполнения не установлен	
5.	По виду оформления	черновик	документ, подготовленный для дальнейшего оформления	
1.		подлинник (оригинал)
С подлинника могут быть выполнены копии, выписки, дубликаты	единственный экземпляр документа, оформленный с черновика и подписанный в соответствии с требованиями	
1.		копия	идентично, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника	
1.		выписка	заверенная часть документа подлинника	
1.		дубликат	второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником	
6.	По происхождению	служебные	подготовленные на предприятиях, в организациях	
1.		личные	письма граждан	
7.	По срокам хранения	постоянного хранения		
1.		временного хранения	<10 лет, >10 лет	
8.	По форме	индивидуальные	содержание имеет свои особенности	
1.		типовые	типовые правила, процессы и т. д.	
1.		трафаретные	часть документа отпечатана	
9.	По виду деятельности	научно-технические, технологические т. д.		
10.	По наименованию	отчёты, чертежи, уставы, анкеты, стандарты		
11.	По степени гласности	открытые	несекретные	
	документы с ограниченным доступом	совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования.	

Виды организационно-распорядительной документации (ОРД)
1.	Организационно-распорядительные документы (ОРД) необходимы для организации эффективного управления.
2.	Эти документы создаются в соответствии с требованиями действующих законодательств и других нормативных актов.
3.	Виды управленческих документов:
•	Организационные документы – устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.
•	Распорядительные документы – приказы, распоряжения, решения. Оформляются однотипно.
•	Документы по личному составу – документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приёме, увольнении …), трудовые книжки, личные дела и т. д.
•	Информационно–справочные документы – письма, факсы, телефонограммы.

2. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:
1.	Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве?
2.	Какие размеры полей используются в документах?
3.	Как нумеруют страницы в документах?
4.	Какие способы применяются при оформлении дат?
5.	Какие сокращения слов допускаются в документах?
6.	Как выполняется в документах написание математических формул?
7.	Как оформляются в документах таблицы и выводы?
8.	Оформление в документах написания чисел
9.	Примеры написания физических величин
10.	Оформление знаков препинаний и символов

Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве?
1.	ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842X 1189 мм.
2.	Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
3.	Для оформления деловых документов используются следующие форматы: А3 (297  420) - для больших таблиц, схем, диаграмм, А4 (210  297), А5(148  210) - приказы, письма и другие организационные распорядительные документы.

Какие размеры полей используются в документах?
1.	Согласно ГОСТ Р 6.30-97 каждый лист документа должен иметь поля не менее (в мм): левое— 20, верхнее - 20, нижнее 20, правое – 10.
2.	Размер поля 35 мм установлен для первой страницы многостраничных документов. Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми для данного документа.
3.	Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах.
4.	Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации, документы, подготавливаемые для типографического изданий следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм.

Как нумеруют страницы в документах?
1.	Все страницы, кроме первой, нумеруются.
2.	Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.
3.	Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза.
4.	Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

Какие способы применяются при оформлении дат?
Применяются следующие способы - цифровой и словесно-цифровой.
1.	Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.
2.	Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году, Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 — 2005 гг. Чаще применяется в финансовых документах.
3.	Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно.
4.	В архивах для удобства поиска даты можно записывать в следующей последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

Какие сокращения слов допускаются в документах?
В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Приведем примеры для наиболее распространенных случаев:
1.	Географические названия: город — г., село — с., поселок — п., поселок городского типа — пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).
2.	Слова при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, профессор — проф. доцент — доц., начальник — нач., и т.д.
3.	Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 — п. 3., подпункт 1.1. — подп. 1.1., рисунок 5 — рис. 5, раздел .2 — разд. 2.
4.	Слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн. р., миллиард рублей — млрд. р.
5.	Слова, сокращение которых пишется через дефис:
министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество -— кол-во, человеко-час — чел.-час., и т.п.
6.	Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Российская Федерация, ПК — персональный компьютер,

Как выполняется в документах написание математических формул?
1.	Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием три интервала.
2.	Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, —, :, ) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими радом символами или числами делаются пропуски в один пробел.
3.	Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.
4.	Если формул несколько, их следует нумеровать арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулами у границы правого поля в круглых скобках. Например, (2), (9), (1.3) – нумерация, связанная с разделами.

Как оформляются в документах таблицы и выводы?
1.	Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они (сведения) располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.
2.	Обязательные элементы конструкции таблицы в графическом виде представлены на рисунке:

Заголовки граф

Заголовок таблицы

Головка

					
1	2	3	4	
Подзаголовки граф

5	

Строки

					

					

Графы (колонки

Боковик

1.	Таблицы нумеруются. Если таблица одна, то она должна быть обозначена таблица 1. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким.
2.	Головки таблицы отделяются от остальной части жирной чертой.
3.	Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки – со строчной.
4.	Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками, в боковике, а после цифры, обозначающей номер, ставится точка.
5.	Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.
6.	Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью пишут слова «продолжение таблицы…».
7.	Ссылка в тексте на таблицу обязательна, например: табл. 1.4.

Оформление в документах написания чисел
Наименование	Примеры	Пояснения	
1.	Многозначные числа	14 287 624	группировка справа налево по три цифры	
2.	Марки машин, технические устройства	К62М
ЗИЛ-155; ИЛ-18	слитно, если цифры предшествуют буквам; через дефис, если буквы предшествуют цифрам	
3.	Простые дроби	¾		
4.	Десятичные дроби	1, 094 03; 5, 350 021	после запятой группируются по три, начиная слева направо	
5.	Номера телефонов	745 63 72		
6.	Адреса	ул. Победы д. 27/2
ул. Садовая д. 69а	двойные номера через косую черту, литерные номера - слитно	
7.	Словесно-цифровое сочетание	9-этажный дом	через дефис	
8.	Числа до 9 и приблизительные числа писать словами	порядка сорока штук, в возрасте до семи лет		
9.	Праздничные даты	8 Марта	следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы	

Примеры написания физических величин
Наименование	Примеры	Пояснения	
1.	Меры длины, площади	10 т; 15 м2	единицы физ. величин пишутся сокращённо, точка не ставится	
2.	Наименование сложной единицы	755 мм рт. ст.	единицы величин, не являющихся самостоятельными, имеют точку	
3.	Численное значение величины и обозначение	90 %; 300 см2	численное значение и обозначение - с пробелом	
4.	Обозначения шкалы	36º	без пробелов	

Оформление знаков препинания и символов
1.	Знаки препинания (.,;?!) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.
2.	Слова и символы, заключённые в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

3. СТАНДАРТ НА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Вопросы:
1.	Основные понятия
2.	Требования к оформлению реквизитов

Основные понятия
1.	Существуют единые правила оформления документов управления, как на государственном предприятии, так и на коммерческом.
2.	Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
-	Юридическую силу документов;
-	Качественное, своевременное составление и исполнения документов;
-	Организацию оперативного поиска документов.
3.	Большая часть документов оформляется на бланках организации.
Бланк – стандартный лист бумаги с постоянной информацией и местом, отведённым для переменной информации.
4.	Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.
-	Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Заголовочная часть содержит сведения об организации (авторе) и первичные данные о самом документе (01 – 16);
-	Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Это реквизиты 17 – 20;
-	Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста. Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащих в них сведений.
5.	Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. (Угловое расположение позволяет экономить до 20% занимаемой площади, продольный вариант используется в организациях с длинными названиями).

Требования к оформлению реквизитов
01 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ называются гербовые бланки. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту. В документах, создаваемых негосударственными организациями, реквизиты 01, 02 не используются.
03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
Эмблема – это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или её местонахождение.
Эмблема организации – зарегистрированный в установленном порядке в государственном патентном ведомстве РФ товарный знак (знак обслуживания) организации. Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть. зарегистрирован на имя юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдаётся свидетельство.

Э
ООО «Электрон»

Пример №1
Эмблема
Название организации

И Т	ЗАО
«Информационные
Технологии»	

Пример №2
Эмблема.
Название организации

04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.
05 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
06 Наименование организации – составителя документа должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах.
Если в документах официально зарегистрировано сокращённое наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.
Например:
МИНСВЯЗИ РОССИИ
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»
Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:
Центральный научно-исследовательский институт информации
(ЦНИИИНФОРМ)
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО «ПИЛОТ», ОАО «РЕАЛ».
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:
ЗАО «АСКОНТ»
ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА
Автор документа может быть должностное лицо, например:
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
ЗАО «КРОКУС»
07 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.).
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телефонной, электронной связи с организациями, а также для выполнения расчётно-денежных операций в банке, счёт которого указан на документе.
08 Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (приказ, акт, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и чётко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.
09 Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:
•	дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
•	дата утверждения (для планов, отчётов, правил, инструкций);
•	дата события, которое зафиксировано в документе.
Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документа, даты вступления их в силу и т.д.
10 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ №1, протокол №7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:
-	дела по номенклатуре;
-	структурных подразделений или направлений деятельности;
-	должностных лиц – авторов документа;
-	корреспондентов или исполнителей;
-	наименований видов документов и т.п.
Например: № 1 – 3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа).
Примечание: реквизиты 09 и 10 (Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке и выравниваются влево по границе документа).
11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.
На № ___ от ____
12 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланках ЗАО «Московская школа секретарей» место составления – «Москва» - не проставляется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать данный реквизит.
13 Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:
Коммерческая тайна
Экз. №2
14 Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию её название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Мост-банк
Отдел кредитования
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ЗАО «Вист»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
А.С. Светловой
Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:
•	наименование организации;
•	структурное подразделение;
•	должность, инициалы и фамилия;
•	почтовый адрес.
Например:
ОАО "Профит"
Начальнику департамента кадров
ул. Полянка, 17
Москва, 113209
Устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:
•	Наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);
•	Улица, № дома, № квартиры;
•	населенный пункт (город, поселок);
•	область, край, республика:
•	страна (для международных писем);
•	почтовый индекс.
15 Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности липа, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО "Гранд"
Подпись ______А.В, Дашков
02.09.2001
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например отчет:
УТВЕРЖДЕН
Протоколом Совета директоров
От 21.09.ж 2001 №4
16 Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает
•	фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
•	содержание поручения;
•	срок исполнения;
•	подпись руководителя и дату подписания;
Пример:
О.В. Васильевой. Подготовить проект контракта до 01. 03.2002
17 Заголовок к тексту должен отвечать на вопрос «о чём?», не должен занимать более 2-х строк. Пример:

В письме	О сроках поставки продукции	
В приказе	Об увольнении Иванова	
В положении	Об отделе маркетинга	
Акт	Списания продукции	
Протокол	Общего собрания акционеров	
Правила	Техники безопасности	

18 Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющем контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают буквой «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».
19 Текст документа - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.
Примечание: как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения.
20 Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 1 л. в 2 экз.
21 Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и её расшифровку. Инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией.
22 Гриф согласования документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывают документ, подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента образования
Подпись ________ О.И. Трофимов
03.04.2001
23 Визы согласования документа включают подпись визирующего, её расшифровку, дату визирования, при необходимости – должность визирующего, например:
Юрисконсульт
Подпись Н.И. Власов
06.06.2001

Примечание:
•	Если подлинник документа остаётся в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
•	Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остаётся в организации и подшивается в дело.
24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
25 Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику, например:
Верно
Менеджер по персоналу Подпись ______ Л.И. Градов
26 Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Устинов
67 88 78
27 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении или ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении данного распоряжения, слова «В дело» и номер дела, в котором будет хранится данный документ, подписи и дату, например:
В дело 1-5. Отправлен факс от 01. 04. 2001 № 2334
Подпись 06. 04. 2001
28 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.
29 Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, которая содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные.

4. ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Вопросы:
1.	Основные правила переписки
2.	Правовая охрана документов

Основные правила переписки
1.	Если вы хоть раз пробовали писать письмо, то знаете, как трудно изложить свои мысли на бумаге. Искусству переписки (эпистолярному жанру) в прошлом специально учили. Основная сложность заключается в том, что необходимо осознать, что вы пишете от имени организации и поэтому должны выдерживать официальный тон в документах.
2.	«Золотые» правила деловой переписки:
•	пиши коротко, выражая только суть;
•	пиши грамотно;
•	будь вежлив, честен;
•	не затягивай с ответом;
•	не «отписывайся» общими фразами.
3.	Круг вопросов, решаемых при помощи переписки, ограничен, поэтому при составлении используются так называемые языковые формулы – готовые словосочетания (шаблонные, стандартные фразы), часто повторяющиеся в практике делового общения:
•	Выражаем глубокую признательность…
•	Считаем целесообразным…
•	Просим Вас изыскать возможность…
•	Сообщаем, что в период с … по …
4.	Языковые формулы часто выступают как важные с юридической точки зрения части текста. Например:
•	Контроль за выполнением приказа возлагаю на …
•	… в случае отказа вынуждены будем обратиться в суд.
•	Доставку груза гарантируем.
5.	Краткость достигается исключением речевой избыточности:

Неправильно	Правильно	
Мы неоднократно выезжали, проверяли, и каждый раз выяснялось, что…	Неоднократные проверки показали, что…	
Это как нельзя лучше доказывает недопустимость применения подобной методики…	Эта методика недопустима.	
Нами рассмотрена возможность содействия урегулированию этого вопроса…	Мы урегулируем этот вопрос.	

6.	Употребление специальной терминологии
Термин – слово или устойчивое словосочетание с чётко определённым значением.
В деловой документации не рекомендуются использовать неофициальные заменители терминов (так называемые «профессионализмы» или «канцеляризмы») – «внебюджет», «задекларировать» (заполнить декларацию о доходах).
Недопустимо использование жаргонные выражения – «безнал», «налоговики», «крыша».
7.	Недопустимо использование иностранных слов, если существует русскоязычный синоним:
секвестр – ограничение;
эксклюзивный – исключительный;
консенсус – согласие.
8.	Применение универсальных слов

традиционно	привычно всегда
как принято	
слабо	неполно плохо
непонятно	
безотлагательно	обязательно сейчас же	
негативно	наоборот плохо
не согласен	

Правовая охрана документов
1.	Юридическая сила документа — свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий или действий.
2.	Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).
3.	Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предприятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:
•	акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т. п.);
•	инструкции, правила;
•	отчеты.
4.	В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный характер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книжки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями
5.	ГОСТом установлен перечень документов, на которых ставится печать.
•	акты (о выполнении работ, приема объектов...);
•	доверенности;
•	командировочные удостоверения;
•	Договоры, и др.

5. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:
1.	Приказ
2.	Указание
3.	распоряжение
4.	Решение

Приказ
1.	Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
2.	Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.
3.	Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем.
4.	Текст приказа состоит из двух частей:
1)	вводная или констатирующая часть содержит основания издания приказа (в некоторых приказах может отсутствовать), например:
На основании постановления правительства….
В связи с производственной необходимостью…
На основании решения профсоюзной конференции…
2)	Распорядительная часть (основная) начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
5.	Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила), то он должен сопровождаться приложением этих документов.
6.	Структура приказа:
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата №_____
Заголовок к тексту (не более 2-х строк; например: «Об изменении оплаты отпусков», «О реорганизации предприятия»)
Текст: Констатирующая часть
ПРИКАЗЫВАЮ
Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)
Должность Подпись И.О. Фамилия
Визы
Проект приказа внёс
должность И.О. Фамилия
7.	Секретарь организует ознакомление конкретных лиц с приказом: 1 экземпляр вывешивается на доску объявлений, на втором экземпляре в свободной нижней части документа или на обороте сотрудники пишут «ознакомлен» и проставляют подпись и дату ознакомления.
8.	Выписка из приказа 
Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. По составу реквизитов оформлению выписка практически не отличается от самого приказа, только вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарём.

Указание
1.	Указание — организационный распорядительный документ по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т.д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции.
2.	Структура указания
Наименование предприятия
УКАЗАНИЕ
Дата №_____
Заголовок выражает краткое содержание, начинается предлогом «О …»
Текст констатирующей части начинается формулировками «В соответствии …», «В целях …», «Во исполнение …».
ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если законодательно нельзя обязать)
Распорядительная часть (исполнитель – действие – срок).
Последний пункт распоряжения:
Контроль за выполнением документа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).
Должность Подпись И.О. Фамилия
Визы

Распоряжение
1.	Распоряжение - документ, издаваемый директором (зам. директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия; имеет ограниченный срок действия и узкий круг исполнителей.
2.	Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителями.
3.	Текст распоряжения должен содержать:
•	конкретное задание (работу);
•	ответственного исполнителя;
•	срок исполнения.
4.	Структура распоряжения
Наименование предприятия
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №_____
Заголовок начинается с вопроса «О чём …».
Текст констатирующей части содержит цель и причину подготовки
ОБЯЗЫВАЮ
Распорядительная часть: 
Текст пунктов выполняется по схеме: исполнитель – действие – срок.
Контроль за выполнением документа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).
Должность Подпись И.О. Фамилия
Визы или гриф согласования

Решение
5.	Решение – это распорядительный документ коллегиального органа, который доводится до сведения исполнителей.
6.	Структура решения:
Наименование предприятия
РЕШЕНИЕ
Дата №_____
Заголовок выражает краткое содержание, начинается предлогом «О …»
Констатирующая часть: причины издания документа. Название органа
РЕШИЛ (РЕШИЛА. РЕШИЛО):
Распорядительная часть (в виде пунктов):
Текст пунктов выполняется по схеме: исполнитель – действие – срок.
Последний пункт распоряжения:
Контроль за выполнением документа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия)
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Визы

6. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:
1.	Устав
2.	Положение
3.	Штатное расписание
4.	Договор (контракт)
5.	Инструкция

Устав
1.	Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации.
2.	Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает Устав. 
3.	Устав — это сложный и объемный документ. Ограничимся здесь перечислением реквизитов Устава и его типичной структурой.
4.	Структура устава:
Эмблема организации 
Наименование организации
Справочные данные об организации;
УСТАВ
Место издания;
Гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО);
Текст: общие положения, организационная структура, финансово-материальная база, отчётная деятельность, порядок ликвидации предприятия
5.	Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:
•	Общие положения - определяются цели и задачи создаваемой организации.
•	Организационная структура - состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи.
•	Регламент организации - формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц.
•	Финансово-материальная база - определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями.
•	Отчётная и ревизионная деятельность.
•	Порядок ликвидации организации.
6.	Уставы государственных организаций утверждаются вышестоящими органами. Уставы муниципальных и частных предприятий утверждаются районными или городскими администрациями.

Положение
1.	Положение — документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного общества в целом или его отдельных структурных подразделений.
2.	Пример унифицированной формы положения о структурном подразделении:
Наименование организации
ПОЛОЖЕНИЕ
Дата №_______
Гриф утверждения документа
Заголовок к тексту, например «О …(наименование структурного подразделения)»
Текст: общие положения, основные задачи, функции, права, обязанности, организация работы
Подпись
Визы

Штатное расписание
1.	Штатное расписание — документ, который определяет структуру и штатную численность организации.
2.	Штатная структура и штатное расписание разрабатываются организациями самостоятельно.
3.	Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов и т.д.
4.	Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
5.	В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.
6.	Структура штатного расписания:
Наименование организации
Штатное расписание
Код по ОКУД
Код по ОКПО
Дата №______
Гриф утверждения документа
Заголовок («Штатное расписание на… (указать дату)»
Текст в виде таблицы, содержащей следующие данные: структурные подразделения, код, кол-во штатных единиц, оклад…
Подпись
Визы

Контракты (договоры)
1.	Договор — это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.
2.	Коммерческие договоры – это основные правовые документы во взаимоотношениях между организациями.
3.	Слово «контракт» чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров, т. е. является языковым эквивалентом слова «договор».
4.	Договор может заключаться как между юридическими, так и физическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор залога имущества, депозитный договор, договор совместной деятельности и др.
5.	Структура договора (контракта):
ДОГОВОР
дата
номер
место составления
заголовок документа, например: «О подготовке специалистов…»
текст
юридические адреса сторон
подписи
печати участников договора
6.	Текст состоит из:
-	вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия;
-	содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т. п.

Инструкция
1.	Инструкция – документ, имеющий правовой статус. Она издаётся в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые вопросы.
2.	На каждого работника должна составляться должностная инструкция.
Структура инструкции:
Наименование организации
ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)
Дата № ___
Гриф утверждения
Заголовок к тексту, например: «об охране труда», «секретаря-референта…»
Текст
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
3.	Текст должностной инструкции содержит след. пункты: 
•	общие положения
•	функции
•	должностные обязанности
•	права
•	ответственность
7. ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО – СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Вопросы:
1.	Протоколы
2.	Акты
3.	Докладные, служебные записки
4.	Справки
5.	Телефонограммы
6.	Дополнительный материал

Протоколы
1.	Существуют организации, в которых решения принимаются группой ответственных лиц.
2.	Коллегиальным органом можно назвать совет директоров компании, ученый совет института, совет трудового коллектива и т. д.
3.	Коллегиальный орган принимает решения в ходе совещания. Эти решения отражаются в специальных документах, называемых протоколами.
4.	Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.
5.	Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол: конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Председатель и секретарь по Уставу могут быть постоянными или избираться на каждое совещание.
6.	Протокол имеет установленный порядок оформления. Форма протокола может быть полной и краткой. Для доведения решений совещания до исполнителей издается отдельный документ, называемый «Решение». В учреждениях, действующих на основании единоначалия, решения коллегиальных органов проводятся приказами. В некоторых случаях может потребоваться документ, называемый «Выписка из протокола».
7.	Структура краткого протокола
Наименование предприятия
ПРОТОКОЛ
Дата N____ 
Наименование коллегиального органа
Председатель: И.О. Фамилия
Секретарь: И.О. Фамилия
Присутствовали:
Перечень:… И.О. Фамилия...
Рассмотренные вопросы:
1. Текст
2. Текст
Принятые решения:
Текст
Текст
2.1. Текст
2.2. Текст
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
В дело № _____
Подпись исполнителя Дата
8.	Текст протокола содержит вводную и основную части:
•	В вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.
•	Если на совещании предстоит обсуждать вопросы, для решения которых необходимо наличие кворума, то перед записью о количестве присутствующих необходимо указать общее количество полномочных членов совещательного органа, например:
•	Общее количество членов Ученого совета - 32 человека. Присутствует - 26 человек (регистрационный лист прилагается).
•	Завершает вводную часть повестка дня. В ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов.
•	Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ГОЛОСОВАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.
Протокол подписывают председатель и секретарь.

Акты
1.	Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
2.	Для составления акта приказом назначается комиссия. Акты имеют много разновидностей: акт приемки-передачи оборудования, акт обследования места происшествия, акт списания материальных ценностей и пр.
3.	По определенным ситуациям, в основном, касающимся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Следить за правильностью составления таких документов — обязанность бухгалтерии. Иногда форма акта может быть разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие (происшествие), акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей. 
4.	Структура акта:

Наименование предприятия	УТВЕРЖДАЮ	
Наименование отдела предприятия	Должность	
	Подпись И.О. Фамилия	
	Дата	

АКТ
Дата №____
Заголовок
Комиссия в составе председателя И.О. Фамилия и членов: И.О. составили акт (чего, о чем)
Основная часть текста
Председатель: Подпись _________ И.О. Фамилия
Члены комиссии: Подпись _________И.О. Фамилия 
В дело № _____
Подпись исполнителя_______ Дата
5.	Краткий заголовок поясняет, о чем сообщает данный акт, например, «Акт инвентаризации наличия денежных средств», «Акт на списание технических средств», «Акт о несчастном случае на производстве», «Акт по поводу опоздания на работу».
6.	Некоторые акты требуют утверждения руководителем или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения.
7.	Как и большинство документов, текст акта содержит вводную и основную часть:
•	в вводной части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий,
•	в основной части акта излагаются цели, задачи, подробное описание проведенной работы или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание на количество копий документа и их местонахождение.
8.	Акт подписывается членами комиссии в порядке их упоминания во вводной части.
9.	Акт может быть и внешним документом. Тогда дополнительно в документе указывается юридический адрес предприятия.

Докладные, служебные записки
1.	Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
2.	Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность отлично каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
3.	Докладные записки могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние записки подписываются составителем, внешние — руководителем.
4.	Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию по данному вопросу. Докладная записка может стать основанием для издания распорядительного или другого документа, согласно резолюции.
5.	Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или служебными лицами.
6.	Структура докладной записки

Наименование предприятия	Должность (кому предназначена)	
Наименование отдела предприятия	И.О. Фамилия	
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА		
Дата_____№___	Резолюция руководителя	

Заголовок (о чем) Текст
Должность Подпись И.О. Фамилия
В дело № ____
Подпись исполнителя_______Дата

Справки
1.	Справка — это документ, подтверждающий какие-либо факты и события.
2.	В делопроизводстве предприятия справки бывают двух видов:
•	подтверждающие события производственной деятельности, ход выполнения работы.
В этом случае справка составляется по просьбе руководителя и подписывается составителем. Если справка составляется по запросу внешних организаций, то она подписывается руководителем.
•	подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад и пр.).
Во втором случае справка составляется по просьбе сотрудника предприятия и подписывается руководителем. Заголовка такая справка не содержит. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже. Далее приводятся требуемые факты.
3.	Если в справке содержатся финансовые сведения, то ее подписывает также и главный бухгалтер.
4.	Структура справки

Наименование предприятия	Наименование организации,	
	куда предоставляется справка	

СПРАВКА
Дата №____
Заголовок (о чем)
Текст справки
Должность Подпись _________ И.О. Фамилия
В дело № ______
Подпись исполнителя ______ Дата

Письма
1.	Письмо – обобщённое название различных по названию документов, пересылаемых по почте.
2.	Письмо составляется в том случае, если нельзя решить вопрос другим, более оперативным методом.
3.	Служебные письма делятся на две категории: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В таблице приведены условные названия таких писем:

Требующие ответа	Не требующие ответа	
письмо – просьба
письмо – обращение
письмо – запрос
письмо – требование
письмо – претензия
письмо - приглашение	письмо – предупреждение
письмо – напоминание
письмо – отказ
письмо – распоряжение
письмо – извещение
инструкционное письмо	

4.	Структура письма

Эмблема		
Наименование предприятия	Адресат:	
Полный юридический адрес	Наименование предприятия	
	Почтовый адрес	
Дата________	Должность. Инициалы. Фамилия	
На № ____ от _______	получателя	

Обращение
Причины написания письма
Основная часть
С уважением
Должность Подпись И.О. Фамилия
Примечание: Название документа не указывается.
5.	Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях.
6.	Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.
7.	Письма подписывает руководитель предприятия, его заместители, ответственные за определенные направления работ. Письма, содержащие гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
8.	Документы деловой переписки делятся на две части:
•	поступающие (входящие);
•	отправляемые (исходящие).
Для учета входящей и отправляемой корреспонденции ведут два соответствующих журнала учета, в которых этой корреспонденции присваивается учетный номер.
Примечание: В настоящее время все более широкое распространение получают такие оперативные средства связи, как факсимильная передача (факс) и электронная почта. Эти виды передачи информации при наличии соответствующих технических средств позволяют в считанные минуты передать сообщение (письмо) в любую точку земного шара.
Письма, отправляемые по электронной почте, имеют некоторые различия по оформлению документа, но не по содержанию. О правилах отправки электронных писем вы узнаете на практических занятиях.

Телефонограммы
1.	Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону.
2.	Телефонограммой считается любая информация, которую получает или передает секретарь по телефону по поручению руководителя. Просит ли он договориться о встрече, сообщить о проведении совещания, узнать некоторую информацию.
3.	Звонят ли к вам на предприятие с теми же вопросами — все переданные и поступившие звонки должны фиксироваться в некоторой форме.
4.	Текст телефонограмм оформляется на бланке формата А5.
5.	Правила оформления и передачи телефонограммы:
•	текст должен быть кратким, без труднопроизносимых слов;
•	текст подписывает руководитель;
•	при передаче текст произносится четко;
•	после передачи в документ вносится дата, время передачи, должность и фамилия принявшего телефонограмму;
•	если телефонограмма передается нескольким абонентам, то к документу прилагается список с указанием названий фирм, телефонов, а также даты, времени и получателя текста в каждой фирме.
6.	При приёме телефонограммы необходимо записать:
•	название организации, номер телефона;
•	текст;
•	должность и инициалы лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, передавшего её;
•	дату и время приёма.

Дополнительный материал
1.	Разработчику делового письма нетрудно построить стилистическую конструкцию, если он располагает набором проверенных практикой конструкций фраз, например:
Основные обороты вводной части:
•	В связи с...
•	Согласно контракту (предварительной договоренности...) от ...
•	В соответствии с... и т. д.
2.	В зависимости от темы письма используются следующие обороты:
Отправка груза, документа (сопроводительное письмо)
•	Направляем Вам...
•	Отправляем Вам...
•	Высылаем Вам...
Напоминание, предупреждение
•	Напоминаем Вам, что…
•	По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу...
•	Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...
•	Задержка поставок может привести
Извещение
•	Сообщаем Вам, что...
•	Ставим Вас в известность, что...
•	Извещаем Вас, что...
Гарантия
•	Оплату гарантируем.
•	Фирма гарантирует качество продукции.
Предложения
•	Мы рады предложить Вам...
•	Предлагаем Вам...
•	Мы можем рекомендовать...
•	Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...
Отказ
•	К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…
•	К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем…
•	К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение…
Приглашение
•	Просим Вас принять участие...
•	Приглашаем Вас...
•	Мы рады пригласить Вас...
Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями продолжения сотрудничества
•	Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей.
•	Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.
•	Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной.
•	С уважением.
•	С наилучшими пожеланиями.
3.	Дополнительные вопросы
1)	Назови множественное число:

бухгалтер	бухгалтеры	
директор	директора	
договор	договоры (род. падеж – договора)	
выговор	выговоры	
табель	табели (род. падеж – табеля)	

2)	Запомни:

благодаря	благодаря кому/чему, а не кого/чего	
более	нельзя: более лучший	
вакансия	нельзя: свободная вакансия	
вложение	во что (вложений в строительство)	
конференция	по чему, а не о чём	
совещание	о чём (совещание по проекту)	

8. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Вопросы:
1.	Основные понятия
2.	Резюме
3.	Заявление
4.	Приказы по личному составу
5.	Командировочное удостоверение
6.	Трудовой контракт
7.	Расписки, доверенности

Основные понятия
1.	Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу.
2.	Личный состав (кадры, персонал) — совокупность всех работников предприятия.
При поступлении на работу и в дальнейшей трудовой деятельности каждый человек вступает в трудовые отношения с предприятием. Трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации. Все эти отношения должны фиксироваться в соответствующих документах. Существует установленный государственными органами единый перечень этих документов и порядок их составления.
3.	Документация по личному составу – это совокупность документов, относящихся к взаимоотношениям работника и предприятия.
Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при составлении и должны сохраняться на протяжении длительного срока, даже после увольнения работника. Сведения личного характера, содержащиеся в этих документах, относятся к категории конфиденциальной информации, не подлежащей разглашению.
4.	Отдел кадров - это специальная структура, занимающаяся ведением документации по личному составу. (В небольших учреждениях эту документацию ведет специально назначенный работник или секретарь руководителя).
Работа по ведению документов по личному составу связана не только с умением правильно их оформить, но и с глубоким знанием законов и нормативных актов о труде, то есть требует более высокой квалификации, чем секретарь или делопроизводитель.
5.	К основным трудовым отношениям между работником и предприятием, которые следует документально оформлять, относятся:

1)	поступление на работу	4)	направление в командировку	
2)	повышение должностного оклада	5)	предоставление отпуска;	
3)	перевод на другую должность	6)	увольнение (прекращение трудовых отношений)	

6.	К основным документам по личному составу относятся:

1)	трудовые книжки	4)	личные карточки (личные дела);	
2)	анкеты	5)	лицевые счета по заработной плате;	
3)	трудовые контракты (договоры);	6)	приказы по личному составу	

Все эти документы имеют типовую форму и оформляются с небольшими различиями в конкретных случаях.
•	Трудовая книжка заводится при устройстве на первое место работы. В ней фиксируются этапы трудовой деятельности на предприятии. При переходе на другую работу (на другое предприятие) гражданин забирает трудовую книжку с предыдущего места работы и предоставляет ее на новое.
•	Анкета — документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его квалификацию. Анкету заполняет вновь поступающий сотрудник лично. Он отвечает за достоверность представленных сведений. Сведения, указанные в анкете, должны быть подтверждены официальными документами: паспортом, дипломом об образовании и др. На основании анкеты составляются другие учетные документы на сотрудника.
•	Трудовой контракт является основным документом, регулирующим отношения между сотрудником и предприятием. Трудовой контракт оформляется в двух экземплярах: один хранится на предприятии, другой — у сотрудника.
•	Личная карточка заводится на сотрудника при поступлении на работу, и в ней отражаются этапы его трудовой деятельности на предприятии: изменения в должностном окладе, очередные отпуска и т. п. При увольнении анкета и личная карточка передаются в архив предприятия.
•	Лицевой счет по заработной плате является бухгалтерским документом. В нем отражаются все денежные выплаты, произведенные сотруднику. При увольнении лицевой счет закрывается и также сохраняется в архиве.
•	Приказы по личному составу регулируют все трудовые отношения между сотрудником и предприятием. На основании приказа сотрудники отдела кадров и бухгалтерии делают соответствующие записи в трудовой книжке, личном деле и лицевом счете.
Резюме
1.	Перед приемом сотрудника на работу руководство предприятия изучает его квалификационные характеристики. В настоящее время, особенно в коммерческих предприятиях, распространена первичная форма знакомства с претендентом на должность в виде резюме (автобиографии).
2.	Резюме — документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт работы претендента на должность.
3.	Квалификационное резюме отражает ваши профессиональные достижения и включает хронологию трудового пути. Это своего рода характеристика человеком самого себя.
Не существует строгих нормативных правил, как составлять резюме. Работодатели должны увидеть ваши сильные стороны и разнообразие ваших талантов. Постарайтесь быть предельно точными и ясными. Помните, лучше всего уместить информацию на одной странице.
4.	Структура резюме:
ЛИЧНЫЕ СВЕДЕНИЯ
•	Фамилия, имя, отчество
•	Адрес: индекс, город, улица, дом, квартира
•	Телефон
•	Дата рождения
•	Семейное положение
ОБРАЗОВАНИЕ
•	Год окончания последнего (предпоследнего) учебного заведения, его название, специальность, квалификация
ОПЫТ РАБОТЫ
•	Годы работы на последнем (предпоследнем) месте работы, занимаемая должность и краткая характеристика содержания работы
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
Дата Подпись __________ И.О. Фамилия
5.	Помимо этих основных разделов в резюме можно указать круг интересов, дипломы и сертификаты, а также дополнительные сведения, такие как знание иностранного языка, компьютерная грамотность, наличие печатных трудов, размер предполагаемой заработной платы. Подведите итог своим качествам и наиболее важным способностям. Объясните потенциальным работодателям на конкретных примерах, какой ценный вклад вы могли бы внести в работу организации. Опишите свои уникальные способности. Этот раздел напишите в последнюю очередь — обычно это самое трудное. 

Заявление
1.	Личное заявление работника является основанием для зачисления сотрудника на работу, предоставления ему отпуска, перевода на другую должность или увольнения Личное заявление пишется, как правило, от руки или заполняется на бланке с трафаретным текстом. 

ЗАЯВЛЕНИЕ	Директору (или другое наименование должности)	
Дата	____________ (И.О.Ф.)	
	От __________ (И.О.Ф.)	

Прошу принять меня с (дата) на должность (на работу по специальности) ___________ в (название структурного подразделения).
Подпись ____________И.О. Фамилия
2.	На основании личного заявления между предприятием и гражданином заключается трудовой контракт, в котором в строгой юридической форме должны быть отражены название должности, права и обязанности сторон, условия работы и размер заработной платы.
3.	В заголовочной части заявлений о предоставлении отпуска, увольнении и т. п. в части «От кого» указывается не только фамилия и инициалы, но и должность и наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник.
4.	Текст заявления должен быть юридически правильным, поэтому в сложных ситуациях перед составлением заявления лучше проконсультироваться с юристом.

Приказы по личному составу
1.	Приказ обязательно издается в трех основных случаях: при приеме на работу, при переводе на другую должность, при увольнении.
2.	Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности и имеют собственную нумерацию. Обычно, порядковый номер устанавливают с начала календарного года и добавленный индекс «л/с», что означает «личный состав».
3.	Структура приказа по личному составу
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата №___ л/с

Заголовок	о приёме на работу, об увольнении, об изменении штатов (указать фамилию)	
Причины издания приказа	 констатирующая часть (при необходимости) – нарушения условия контракта, аттестация работника	
НАЗНАЧИТЬ (ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ)	Распорядительная часть – ф.и.о. должность, дата, статья КЗОТ	
Основание	личное заявление (трудовой контракт…)	
Должность	Подпись _____________ И.О. Фамилия	
Визы согласования		
Гриф согласования	начинается со слов «С приказом ознакомлен…»	

4.	Если приказ составляется на нескольких сотрудников, то он оформляется в виде отдельных пунктов по каждому сотруднику.
5.	Приказы по личному составу визируются юристом предприятия или работником, в обязанности которого входит работа с персоналом.
6.	Приказы доводятся до сведения работника под расписку, которая располагается ниже подписи руководителя и виз и начинается с фразы «С приказом ознакомлен», содержит подпись и дату ознакомления.

Командировочное удостоверение
1.	Командировка — временное отбытие сотрудника в другую организацию для выполнения производственного задания.
2.	Командировочное удостоверение — документ, удостоверяющий полномочия сотрудника и подтверждающий факт его пребывания в определенном пункте назначения в течение определенного периода времени; выписывается сотруднику при направлении в командировку.
3.	Командировочное удостоверение является финансовым документом, поэтому все отметки о сроках пребывания должны подтверждаться подписями и печатями.
4.	При направлении сотрудника в командировку должен быть издан приказ, который является основанием выдачи командировочного удостоверения.
5.	Структура командировочного удостоверения
Наименование организации
Дата №___
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
1.	Сведения о работнике, структурного подразделения
Место назначения
Цель и сроки командировки
2.	Отметки о прибытии, выбытии в пункты назначения
Подписи руководителей, печати
6.	Командировочные удостоверения подлежат регистрации в журнале учёта работников, выбывающих в командировки, и в журнале учёта командированных работников.
7.	ЖУРНАЛ учёта работников, выбывающих в командировки
из _____________ (наименование объединения, предприятия, учреждения)

Ф.И.О.
командированного работника	Занимаемая должность	Номер командировочного удостоверения	Ф.И.О., должность работника, подписавшего командировочное удостоверение	Дата	Расписка
в получении командировочного удостоверения	
				фактического выбытия	фактического прибытия		

8.	Журнал учёта работников, прибывающих в командировки имеет следующие разделы:
•	№ п/п
•	Ф.И.О. командированного
•	Наименование организации, выдавшего командировочное удостоверение
•	Структурное подразделение предприятия, направившее командированного работника
•	Должность командированного работника
•	Цель командировки и к кому прибыл
•	Дата выдачи командировочного удостоверения
•	№ командировочного удостоверения
•	Дата прибытия
•	Дата выбытия

Трудовой контракт
1.	В соответствии со ст. 18 КзоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
2.	При заключении контракта рекомендуется указывать следующие условия:
•	место работу (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
•	конкретную работу по определённой специальности или должности;
•	дату начала работы и её окончание, если заключается срочный трудовой контракт;
•	оплату труда;
•	обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
3.	Контракт может содержать дополнительные условия (курсы повышения квалификации…).
4.	Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.
5.	Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй – у работника.

Расписки, доверенности
1.	Для выполнения своих должностных обязанностей сотруднику могут быть выданы в пользование материальные ценности: инструменты, рабочая одежда…
2.	Расписка – документ, в котором фиксируется факт передачи материальных ценностей.
3.	Иногда возникают ситуации, когда работник по каким-либо причинам не может вовремя получить з/п, тогда он может поручить получение денег любому другому лицу.
4.	Доверенность – документ, являющийся основанием выдачи денег другому лицу.

9. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Вопросы:
1.	Основные понятия документооборота
2.	Обработка входящих документов
3.	Обработка исходящих и внутренних документов
4.	Регистрация документов

Основные понятия документооборота
1.	Документооборот – это движение от момента создания до момента окончания работы с документами.
Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения.
2.	Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Обработка входящих документов
1.	Входящая документация — внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Входящие документы могут поступать в организацию разными путями: по почте, с курьером, прибывшим из другой организации, от сотрудников, доставивших корреспонденцию из других мест, по электронной почте и т.п.
2.	Документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов производится в следующей последовательности.
1)	Прием и первичная обработка входящей документации.
2)	Простановка отметки о поступлении документа в организацию (реквизит 28) проводится во время вскрытия конверта и проверки вложений. Сквозная нумерация всех входящих документов ведется в течение некоторого временного периода, например, в течение календарного года. При простановке отметки о поступлении производится разделение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Существует ряд документов, не подлежащих регистрации, например:
•	сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
•	графики, заявки;
•	рекламная информация;
•	поздравительные письма;
•	пригласительные билеты;
•	объяснительные записки;
•	документы с пометкой «Лично».
3)	Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение только самые важные документы. На документах, сразу передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу проставляется условное название подразделения, а также инициалы и фамилия руководителя. Эта запись обводится овальной рамкой, чтобы ее можно было отличить от других пометок, например, ОМТС (отдел материально-технического снабжения) — И.А. Крылову. 
4)	Регистрация документов проводится после предварительного рассмотрения в специальном журнале регистрации. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям под расписку.
5)	Контроль за исполнением. В обязанности секретаря входит напоминание о сроках исполнения, решение вопроса о продлении сроков. Документ находится у исполнителя до окончательного рассмотрения вопроса.
6)	После исполнения документа он возвращается секретарю для подшивки в дело. Секретарь делает отметку об исполнении документа и подшивает его в дело.

Обработка исходящих и внутренних документов
Исходящая документация — документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Внутренняя документация — документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.
1.	Исходящие и внутренние документы изготавливаются в организации. 
2.	Движение этих документов включает следующие этапы:
•	Составление/проекта документа.
•	Согласование проекта.
•	Оформление документа. Оформление заключается в изготовлении документа со всеми необходимыми реквизитами. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах: первый отправляется по назначению, второй — для подшивки в дело.
•	Визирование документа.
•	Подписание руководителем. Документ представляется руководителю на подпись вместе с сопровождающими документами, которые послужили основой для составления проекта.
•	Регистрация документа заключается в присвоении регистрационного номера, указании его на документе и записи данных о документе в журнале регистрации исходящих (или внутренних) документов.

Регистрация документов
1.	Для обеспечения учета, поиска и контроля исполнения документов в организации должна существовать налаженная система регистрации документов.
2.	Регистрация — это фиксация факта создания или получения документа в журнале регистрации. На каждом предприятии должны быть журналы регистрации:
•	входящих документов;
•	исходящих документов;
•	внутренних документов;
•	коммерческих контрактов;
•	документов, имеющих гриф КТ (коммерческая тайна) или «Конфиденциально».
3.	Одним из важных признаков документа является его регистрационный номер.
•	Порядок формирования регистрационных номеров каждой группы документов устанавливается на конкретном предприятии, однако имеет некоторые стандартные правила.
•	Наиболее часто регистрационный номер документа состоит из порядкового номера по журналу регистрации и номера дела, где хранится документ, отделенного наклонной чертой, например: 51/01-04. Учитывая то, что номер дела, как правило, содержит в себе информацию и о назначении документа, и о структурном подразделении, можно сказать, что такой регистрационный номер достаточно информативен. Коммерческие контракты являются двусторонним документами, поэтому регистрационный номер этих документов складывается из их порядковых номеров, присвоенных им каждой стороной, и иногда также года заключения контракта: 21/42-2001.
•	Учёт входящих документов может вестись как в журнале регистрации, так и в картотеке - это можно считать начальным этапом проведения контроля исполнения документов. Основная цель контроля — обеспечение своевременного исполнения документов и других поручений руководителя.

10. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Вопросы:
1.	Порядок заведения дел
2.	Номенклатура дел
Что такое дело? Порядок заведения дел
1.	Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела.
2.	Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку. (Дело представляет собой папку-скоросшиватель, картотеку, журнал, в котором размещена отдельная группа документов.)
3.	Внутри дела документы должны быть расположены в некотором порядке, например:
•	в хронологической последовательности, по мере их появления;
•	в логической последовательности;
•	в алфавитном порядке.
4.	Группирование производится по наиболее важным признакам, отражающим состав и содержание документов. Каждое дело содержит не более 200-250 листов.
5.	Признаки заведения дел - это правила группирование документов в дела.
6.	Наиболее известные признаки объединения документов:
•	по названиям (справки, приказы и т. д.);
•	за определенный период (например, за три последних месяца);
•	по территориальному признаку (например, переписка с предприятиями, находящимися в Саратовской области.);
•	по одному вопросу;
•	одного автора (организации);
•	по грифу ограничения доступа.
Примечание: дела должны содержать документы с единым сроком хранения.
Дела по определенным направлениям работы предприятия в течение некоторого установленного периода могут храниться в структурном подразделении, занимающемся соответствующим направлением работы, а по окончании этого срока передаются на хранение в архив.

Номенклатура дел
1.	Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
2.	В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации, не включаются в номенклатуру научно – технические документы и печатные издания.
3.	Номенклатура дел составляется службой делопроизводства, секретарём – референтом и архивистом предприятия.
4.	В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. При отсутствии подразделений можно использовать направление деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.
5.	В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы – приказы, протоколы, затем – переписка и другие информационно – справочные документы.
6.	Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.
7.	Номенклатура дел составляется как минимум в трёх экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передаётся в архив предприятия.
8.	В течении года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, для этого в между разделами номенклатуры следует оставлять необходимые пробелы. Очень удобно вносить изменения и дополнения, если номенклатура дел ведётся с помощью ПК.
9.	По окончании календарного года секретарём – референтом и архивистом указывается количество заведённых дел.
10.	Пример номенклатуры дел:

Наименование предприятия		
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ	УТВЕРЖДАЮ	
00.00.2001	Руководитель предприятия	
на 2002 год	_____________ И.О. Фамилия	
	00.00.2001	

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела и статьи по перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	

Референт ____________ И.О. Фамилия
Зав. Архивом ____________ И.О. Фамилия
В 2002 г. заведено дел ________________________________________
(Цифрами и прописью)
Индекс дела - например, 01-04
Заголовок дела – название, краткое содержание, дата. При составлении заголовков к делам следует избегать общих названий (например, «Общая переписка», «Справочный материал). У дел с перепиской обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.
Срок хранения дела - для каждого дела по перечню документов с указанием сроков хранения определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.
Примечание – проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел.
11.	Формирование дел производится по заранее разработанной номенклатуре. При формировании дел надо соблюдать следующие требования:
•	документ должен храниться только в одном деле и в единственном экземпляре;
•	в дела помещаются документы, работа по которым уже проведена;
•	документы разных сроков хранения размещаются в разные дела;
•	документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
•	документы в деле располагаются в хронологической последовательности (в прямом или обратном порядке) или в порядке возрастания их номеров.
12.	Пример номенклатуры дел малого предприятия:
Малое предприятие занимается сборкой и продажей компьютеров и оргтехники:
1)	В номенклатуру дел такого учреждения могут входить следующие разделы:
-	Администрация
-	Бухгалтерия
-	Документы по личному составу
-	Технический отдел
-	Торговый отдел
-	Транспортный отдел
-	Склад
2)	Примерный перечень дел, относящихся к этим разделам, их маркировка и условные сокращения представлены ниже:

01 Администрация (АДМ):
01-01	устав 
01-02	лицензия 
01-03	программа развития
01-04	приказы директора по основной деятельности
01-05	коллективные договоры
01-06	правила внутреннего распорядка
01-07	должностные инструкции 	02 Технический отдел (ТЕХ):
02-01 договоры о поставках комплектующих 
02-02 претензии
02-03 техническая документация
02-04 инструкции по технике безопасности, пожаробезопасности
02-05 заказ - наряды.	
03 Документы по личному составу (ЛС):
03-01 приказы по личному составу (отпуска, командировки, поощрения, взыскания)
03-02 личные дела работников
03-03 трудовые книжки
03-04 документы о повышении квалификации работников
03-05 трудовые договоры с сотрудниками (контракты)	04 Бухгалтерия (БУХ)
04-01 лицевые счета по начислению зарплаты
04-02 хозяйственные договора
04-03 финансово-бухгалтерская отчетность
04-04 отчетность по финансированию учреждения 
04-05 тарификационные списки 
04-06 табели рабочего времени 
04-07 акты инвентаризации
04-08 акты списания	
05 Торговый отдел (ТОРГ):
05-01 прайс - листы
05-02 договоры купли-продажи
05-03 переписка с партнёрами	06 Склад (СКЛ):
06-01 приходные ордера
06-02 накладные на отпуск товара	

13.	Оформление обложки дела:

АОО «ИНФОСЕРВИС»
Секритариат
ДЕЛО № 03-02
приказы по личному составу
(отпуска, командировки, поощрения, взыскания)

2001 г.
На _______ лист.
Хранить _____ л.
ст.1018 ТП

Такая папка предназначена для многократного применения, поэтому все сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе-вкладыше, который помещается в специальный карман на корешке обложки.

11. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Вопросы:
1.	Режим структуры документа
2.	Ссылки перекрёстные
3.	Указатели и оглавления
-	Создание указателя терминов (указателя)
-	Создание оглавления
4.	Автоматические названия
5.	Список иллюстраций (таблиц, формул)
6.	Работа над Главным документом
7.	Колонтитулы

Режим структуры документа
При работе с большими документами нередко нужно охватить весь документ в целом и просмотреть или изменить его план. Часто само создание документа начинают с составления плана. В текстовом процессоре Word для этого используют режим структуры. 
1.	Структура документа - это план документа и представляет собой список заголовков различного уровня, имеющихся в документе.
2.	Режим структуры
Переход в режим структуры выполняют щелчком на кнопке Режим структуры , которая располагается в левом нижнем углу окна документа. Можно также использовать команду строки меню Вид - Структура.
3.	Панель инструментов Структура
При работе в режиме структуры на экране появляется панель инструментов Структура:

Знак «плюс» возле заголовка указывает на наличие подразделов. Щелчок на этом значке позволяет выделить весь соответствующий раздел. Метод перетаскивания позволяет переставлять заголовки вместе с соответствующими разделами с одного места на другое.
Кнопки с цифрами на панели инструментов Структура позволяют свернуть все уровни ниже выбранного. Кнопки Свернуть и Развернуть позволяют сворачивать и разворачивать уровни заголовков поодиночке.
4.	Изменение уровня заголовков:
1)	Чтобы повысить/понизить уровень заголовка, выделите заголовок и нажмите соответственно клавиши    панели инструментов. Если используется мышь, то просто «захватите» плюсик, обозначающий заголовок, и перетащите его на уровень, символизирующий соответствующий заголовок (влево — повысить, вправо — понизить; для удобства подсвечивается вертикальная линия, показывающая текущее положение уровня заголовка при его перемещении).
2)	Быстрые клавиши повышения уровня заголовка Shift + ТаЬ или Alt + Shift +. Быстрые клавиши понижения уровня заголовка — ТаЬ или Alt + Shift + .
5.	Работа с документом с использованием режима структуры
1)	Если нужно одновременно видеть и структуру (план) документа и его содержание, следует дать команду Вид - Схема документа. В этом случае в левой части экрана открывается область, содержащая только заголовки. Переход к любому разделу документа выполняют щелчком на заголовке.
2)	Если Вы хотите сочетать удобство работы со структурой документа с просмотром реального оформления текста, разделите окно документа на два. Задайте в одном окне просмотр структуры документа, а в другом — например, режим разметки документа. Изменения, вносимые в документ в одном окне, автоматически отразятся и в другом окне.

Ссылки перекрестные
В документе можно ссылки как на некоторый заголовок, текст, номер (номер главы, номер рисунка, номер таблицы).
1.	Для создания ссылки на заголовок необходимо: 
-	установить стиль Заголовок для нужных вам заголовков;
-	установить курсор в точку вставки, Вставка – Перекрёстные ссылки;
-	в поле Тип ссылки выбрать Заголовки, в поле Вставить ссылку на – текст заголовка, в поле Для какого заголовка выбрать из списка заголовков нужный заголовок.
2.	Для создания ссылки на произвольный текст необходимо:
-	выделить нужный текст, Вставка – Закладка (указать имя закладки);
-	установить курсор в точку вставки, Вставка – Перекрёстные ссылки;
-	в поле Тип ссылки выбрать Закладки, в поле Вставить ссылку на – текст закладки, в поле Для какой закладки выбрать из списка закладок нужное название.
3.	Для создания ссылки на таблицу, рисунок необходимо предварительно вставить название с применением нумерации для данных объектов: Вставка – Название, указать нумерацию.
Примечание: Ссылки представляют собой поля, некоторые из них могут быть видны в режиме просмотра. Обновление ссылок (после изменения исходного текста) происходит либо по команде обновления полей, либо перед печатью документа, если установлена опция Сервис – Параметры – Печать - Обновлять поля,  Обновлять связи.

Указатели
Почти все книги содержат оглавление, а многие к тому же содержат в конце книги указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру. Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать создание оглавлений и указателей.
Создание указателя является достаточно сложной работой. Она выполняется в два этапа. Сначала подготавливают слова и термины, включаемые в указатель, а потом этот указатель создают.
1.	Слова, включаемые в указатель, необходимо предварительно пометить. Для этого выделяют нужное слово и нажимают комбинацию клавиш Alt+Shift+X. При этом открывается диалоговое окно Определение элемента указателя.
2.	Выделенный текст переносится в диалоговое окно, в поле Элемент указателя, основной. Его можно сразу принять как пункт указателя или сначала отредактировать. В поле Дополнительный можно ввести один или два дополнительных элемента указателя (через точку с запятой). Поле Параметры определяет, как именно будет изображаться ссылка на данный термин в готовом указателе.
3.	Включение выбранного элемента в указатель выполняют щелчком на кнопке Пометить. Если щелкнуть на кнопке Пометить все, то в указатель будут включены все ссылки на данный термин, имеющиеся в документе.
4.	Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами по всему документу. На этом заканчивается подготовительный этап.
5.	Для создания указателя терминов надо перевести курсор в конец документа, ввести заголовок указателя и дать команду Вставка - Оглавление и указатели, открывающую диалоговое окно Оглавление и указатели.
6.	Вкладка Указатель данного диалогового окна содержит элементы управления, позволяющие определить способ форматирования указателя в документе.
7.	Вид указателя в выбранном формате отображается в поле Образец. Указатель терминов генерируется автоматически и вставляется в то место, где располагается курсор.
8.	Если предварительно выделить несколько страниц, вставить закладку, затем пометить нужное слово для указателя, но в диалоговом окне Определение элемента указателя выбрать переключатель Диапазон страниц и выбрать нужную закладку, то в предметном указателе будет приведён диапазон страниц через тире.
9.	Можно предварительно подготовить словарь для пометки в тексте нужных терминов. Для этого в пустом файле заполнить таблицу, в которой в первом столбце будут напечатаны термины, во втором – их обозначения в предметном указателе, затем в диалоговом окне Оглавление и указатели, вкладка Указатели выбрать кнопку Автопометка, указать имя файла, в котором набрана таблица указателей. В тексте будут помечены все указатели.
Например:

Таблица сохранена в файле Словарь
документ	документ	
главный документ	документ	
поддокумент	документ	

Создание оглавления
Создать оглавление заметно проще, чем указатель. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, программа Word включит такие заголовки в оглавление автоматически.
1.	Все заголовки отформатировать стилем Заголовок 1, (Заголовок 2, 3);
2.	Установить курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка - Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление.
3.	Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в него включить.

Автоматические названия
1.	Практически любым элементам документа: таблицам, рисункам, внедренным объектам и т.п. — можно добавить название. Названия можно автоматически нумеровать (например, после перестановки двух таблиц их номера соответственно изменятся), на них можно осуществлять ссылки, составлять указатели. При этом в любой момент каждое название может быть изменено по Вашему желанию.
2.	Каждое название состоит из метки (рисунок, таблица, формула), номера (проставляется программой автоматически) и текста названия (вводится пользователем произвольно). Чтобы вставить название:
1)	выделите элемент, к которому предполагается добавить название;
2)	выполните команду Вставка - Название, появится окно Название;
3)	выберите в окне метку, которой будут автоматически снабжены однотипные элементы - Рисунок, Таблица, Формула;
4)	для создания своих меток необходимо нажать кнопку Создать. в появившемся окне наберите новую метку, например Рис.;
5)	можно определить месторасположение (поле Положение) и вариант нумерации (кнопка Нумерация);
6)	в строку Название после метки и номера названия можно ввести произвольный текст названия элемента;
7)	Вставленное в текст документа название будет оформлено стилем Название объекта;
8)	Названия могут автоматически вставляться при размещении в документе рисунков, таблиц и т.д., являющихся продуктами программ, указанных в списке окна Автоназвание.

Список иллюстраций (таблиц, формул)
1.	Определить названия объектам в тексте.
2.	Определить в конце документа место, куда будет вставляться список иллюстраций.
3.	Вставка - Оглавление и иллюстрации, вкладка Список иллюстраций, выбрать из списка Название – рисунок, таблица, формула (что-то одно).
4.	Если в список нужно указать одновременно и рисунки, и таблицы (формулы) нажать кнопку Параметры, в окне Параметры списка иллюстраций - Собрать список иллюстраций, используя  Стиль, выбрать, например, стиль Название объекта.

Работа над Главным документом
1.	Можно создать итоговый документ из нескольких отдельных документов. Отдельный документ, называемый также вложенный документ и оформленный в виде самостоятельного файла, может дорабатываться каждым специалистом самостоятельно. При формировании главного документа из отдельных вложенных документов редактор осуществит слияние документов, создание сплошной нумерации страниц, рисунков, названий, генерацию единого оглавления и единого алфавитного указателя и т.д. — то есть работа с главным документом будет вестись как бы с одним сплошным документом, а не с несколькими отдельными.
2.	Для включения текста в качестве вложенного документа в Главный документ:
-	откройте документ, в который Вы хотите включить текст вложенного документа (можно использовать пустой документ);
-	перейдите в режим структуры Главного документа;
-	нажмите кнопку Вставить вложенный документ линейки инструментов Главного документа;
-	в появившемся окне Вставить вложенный документ выберите файл, который будет вставлен как вложенный документ;
-	повторите операцию для всех включаемых вложенных документов;
-	сохраните главный документ;
-	или в Word открыть пустой файл и с помощью операции Вставка – Файл вставить нужные документы.

Колонтитулы
1.	Если мы хотим в колонтитул добавить названия разделов, необходимо:
-	установить курсор в колонтитул;
-	Вставка – Поле, выбрать Категории - Связи и ссылки, Поля – StyleRef, нажать кнопку Параметры, указать стиль (например, заголовок 1).
2.	Чтобы отключить колонтитул на первой странице, необходимо указать в параметрах страницы, вкладка Макет различать колонтитулы первой страницы.
3.	Чтобы в колонтитул на последней странице не печаталось название раздела, необходимо выполнить на последней страницей Вставка – разрыв раздела на текущей странице, выделить колонтитул последней страницы и нажать кнопку Как в предыдущем, затем удалить или изменить текст последнего колонтитула.
4.	Если необходимо выполнить нижнюю границу в колонтитуле, необходимо выделить колонтитул и нажать Формат – границы и заливка, установить нижнюю границу.

12. MICROSOFT OUTLOOK

Вопросы:
1.	Основные понятия
2.	Контакты
3.	Календарь
4.	Задачи
5.	Дневник
6.	Заметки
7.	Электронная почта

Основные понятия
1.	Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы.
•	Для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки;
•	для планирования ежедневных встреч и дел — еженедельники;
•	для временных записей — блокноты для заметок;
•	составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д.
2.	Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.
3.	Информация, с которой вы работаете в среде Microsoft Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам Удобные способы представления информации, ее поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook, могут помочь эффективно организовать свою работу. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.
4.	Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Контакты
1.	Папка Контакты предназначена для хранения различных сведений о лицах, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения в среде Outlook.
2.	Эти люди могут быть как сотрудниками вашей организации, так и работниками других фирм.
3.	В папке Контакты могут храниться: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, его день рождения или годовщина какого-либо события.
4.	На основе папки Контакты формируется Адресная книга, которая используется для пересылки электронной почты и создания конвертов в текстовом редакторе Word.

Календарь
1.	В среде Outlook папка Календарь предназначена для планирования рабочего времени.
2.	В среде Outlook все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собрания, события, задачи, телефонные звонки.
3.	Встреча — это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встречи не требуют привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и приём посетителей. Хотя встреча и планируется на определённый срок, её всегда можно перенести, если на данный момент возникнет другое, более важное мероприятие.
4.	Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания, план проведения. Необходимо выбрать место проведения собрания и согласовываться со всеми участниками собрания.
5.	Событие — это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, протекающих в течение длительного времени. Примеры событий: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, семинар. Событие предполагает составления плана мероприятий и их подготовки.
6.	В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.

Задачи
1.	Задача — это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами.
2.	Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка Задачи.
3.	Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты, она имеет определённую дату начала и срок выполнения.
4.	Параметры задачи: тема, дата начала и срок завершения, процент исполнения задачи, связь задачи с контактом.

Дневник
1.	Папка дневник предназначена для организации учёта выполненной работы.
2.	В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была проведена работа; мероприятия, упомянутые в папке Календарь, Задачи, Заметки.
3.	Некоторые сведения о проделанной работе можно записать в дневник вручную.

Заметки
1.	Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею.
2.	Заметка в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листками.

Электронная почта
1.	В наши дни электронная почта является таким же привычным средством общения, как телефон и обычная почта. Более того, электронная почта даже более предпочтительна по следующим причинам:
•	отправка сообщения производится прямо с рабочего места;
•	сообщения доходят до адресата очень быстро;
•	не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила);
•	можно послать письмо сразу по нескольким адресам;
•	существенно экономится время.
2.	В современном деловом офисе электронная почта является неотъемлемым атрибутом, а умение ею пользоваться — важнейшим профессиональным умением секретаря и любого другого работника.
3.	Информация, передаваемая по электронной почте, называется сообщением (Mail Message). Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре группы:
•	Входящие — пришедшие по электронной почте;
•	Исходящие — те, которые надо отправить;
•	Черновики — сообщения в стадии подготовки;
•	Отправленные.
4.	На главной панели Outlook есть папки, соответствующие этим группам сообщений. Их удобно организовать в отдельную группу папок - Почта.
5.	Чтобы использовать Outlook для отправки и получения почты через Internet, вам нужна учетная запись. Порядок создания учетной записи вы рассматривали в первой работе этого урока.

Вопросы:
1.	Назовите основные функции программной среды Microsoft Outlook.
2.	Для чего предназначены папки Контакты и Календарь в среде Outlook? Чем характеризуются следующие группы мероприятий: встречи, собрания, события?
3.	Для чего предназначены папки Заметки, Задачи и Дневник? Для чего используются задачи и заметки в программной среде Microsoft Outlook?
4.	Работа с электронной почтой в программной среде Microsoft Outlook.

13. ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОГО ДЕЛА

Вопросы:
1.	Обязанности секретаря
2.	Рабочее место секретаря
3.	Требования к деловым и личным качествам секретаря
4.	Этика секретарского труда

Обязанности секретаря
1)	Профессии секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего их, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.
2)	Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя.
3)	Документное обслуживание - это составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив.
4)	Бездокументное обслуживание - выполнение технических работ по обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно - технических функций.
Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:
Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Должен знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Квалификационные требования: общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

Рабочее место секретаря
Средства оргтехники весьма разнообразны, что позволяет выделить среди них функциональные группы, то есть классифицировать.
1)	Классификация средств оргтехники по назначению:
К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.
Средства работы с документами:
•	средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);
•	средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);
•	средства хранения документов (папки, конверты, коробки);
•	средства обработки и доставки документов: стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т.д.
2)	Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, — это исключительный порядок и чистота, как на рабочем месте, так и в помещении приемной.
3)	Задача секретаря — сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места.

Требования к деловым и личным качествам секретаря
Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.
Деловые и личные качества при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.
1)	Деловые качества:
Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.
Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции.
При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.
Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.
Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.
Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).
Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.
Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства — необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
2)	Личные качества:
Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно.
Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить.
Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что «секретарь — лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.
Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны.
Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора — качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению, расширению своего кругозора.

Этика секретарского труда
Требования к внешнему виду секретаря:
Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Главное требование к костюму — строгость, элегантность.
Работа с посетителями:
1.	Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма — все это обеспечивает успешную работу секретаря.
2.	При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться. Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел.
3.	При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать. При появлении посетителя секретарь должен прекратить все свои дела и заняться посетителем.
Культура делового общения секретаря:
1)	Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблема или оказать помощь в ее решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о сущности проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше будет возможностей найти правильное решение.
2)	Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения.
Взаимоотношения руководитель — секретарь:
1)	Секретарь выполняет функции первого помощника руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, в выполнении намеченных мероприятий, освобождает от выполнения мелких технических работ, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.
2)	Одна из основных задач секретаря — умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками.
3)	Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом — недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.
Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего предприятия, а также вышестоящих и подведомственных организаций.
Ведение телефонных переговоров:
•	говорить только по существу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко;
•	быть вежливым: доброжелательный тон, употребление вежливых форм общения, четкая дикция;
•	быть выдержанным: вести разговор терпеливо, без эмоций, спокойно;
•	нельзя передавать по телефону информацию, имеющую конфиденциальный характер;
•	недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствии посетителей.
•	звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.
Принимая телефонный вызов, секретарь должен:
•	незамедлительно снять трубку, назвать организацию, представиться, выдержать паузу, дав время представиться абоненту. Затем, ответив на приветствие словами «Добрый день», «Здравствуйте», выяснить вопрос, по которому звонит абонент;
•	зная распределение должностных обязанностей среди сотрудников, секретарь может правильно переадресовать вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса. В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон;
•	если возникает необходимость для ответа, абоненту навести справку и отойти от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить;
•	недопустимо класть трубку, давая понять абоненту, что вы заняты, чтобы абонент больше не звонил. Такой «прием» свидетельствует о низкой культура секретаря. Правильным будет ответить: «Извините, идет совещание. Позвоните, пожалуйста, через 20 минут»;
•	ни один телефонный вызов не должен проходить к руководителю, минуя секретаря (за исключением оговоренных случаев). Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь должен назвать ему абонента, его должность и организацию, фамилию, имя, отчество и вопрос, по которому тот звонит. Если секретарь вел запись предварительной беседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно суть вопроса.
В тех случаях, когда звонит секретарь, нужно придерживаться следующего:
1)	подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора. Уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения;
2)	набрав номер абонента, и получив ответ, следует назвать себя и фамилию нужного вам сотрудника. Если же этими данными секретарь не располагает, следует попросить к телефону сотрудника, занимающегося соответствующим вопросом;
3)	после взаимных представлений следует изложить причину, вызвавшую необходимость разговора;
4)	если разговор должен вести руководитель, телефон переключается на его аппарат;
5)	заключительные слова телефонных переговоров зависят от их результата. В соответствии с правилами хорошего тона по завершении телефонного общения мужчина опускает трубку лишь после того, как ее положила женщина, подчиненный — после старшего по положению.
Роль секретаря в подготовке различных совещаний:
1)	подготовка оперативного совещания: оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия сотрудников;
2)	во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь;
3)	по окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

14 ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Вопросы:
1.	Основные факторы юридической силы документа
2.	Юридически значимые реквизиты
3.	Юридическая сила электронного документа

Основные факторы юридической силы документа
Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной
Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов.
Юридической сила - это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий.
Основные факторы юридической силы документа:
-	текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России, например КЗОТу, и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности;
-	правильное оформление документа.
Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

Юридически значимые реквизиты
- подпись;
- дата документа;
- печать;
- гриф утверждения документа;
- регистрационный номер документа.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя всю полноту ответственности за все изложенное в нем и за все возможные последствия от введения документа в действие. Право подписи предоставляется определенным лицам и закрепляется в уставе предприятия, положении, должностной инструкции и т. п. От имени организации документы подписывает, как правило, директор или его заместители (в соответствии с приказом о распределении обязанностей). Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например, ведущие специалисты предприятия.
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - и на других экземплярах, например, при заключении контракта обязательно подписываются все экземпляры. Подпись - один из важнейших реквизитов, поэтому недопустима небрежность при ее оформлении. Рекомендуется личную подпись проставлять в документах так, чтобы были хорошо читаемы три первых буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии.
Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ недействительным. Необходимо также обращать внимание на точность даты. Так например, при подписании договора одна из сторон просит контрагента поставить более раннее число, якобы с целью общей выгоды. На самом деле для одной из сторон сокращается срок исковой давности в случае невыполнения второй стороной каких-либо обязательств.
Печать на документе является также юридически значимым реквизитом и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности документа и о принадлежности его к указанному на документе предприятию. Большая часть документов предприятия не требует заверения печатью. Печать проставляется лишь на документах, издание которых влечет какие-либо правовые или материальные последствия, например, создание, реорганизацию предприятия, передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо и т.п.
Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников предприятия или только на определенный круг лиц. Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Обязательному утверждению подлежат:
- уставы, положения о предприятиях (филиалах);
- штатные расписания;
- акты проверок, акты приема-передачи;
- должностные инструкции;
- сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п. документы.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.
Вопрос о признании юридической силы документа, полученного по факсу, еще не решен и законодательно не закреплен. Большое число зарубежных и отечественных организаций признают юридическую значимость факсимильных документов и, например, совершают сделки, обмениваясь контрактами по факсу, экономя время и средства. Но юристы не рекомендуют полностью доверять документу, полученному по факсу, т. к. это всего лишь копия документа, по значимости равноценная копии, изготовленной на копировальном аппарате, в которую легко внести несанкционированные поправки. Поэтому факсимильные сообщения целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия каких-либо серьезных последствий.

Юридическая сила электронного документа
Большая работа проводится в настоящее время по разработке правовых и технических аспектов придания юридической силы электронному документу.
Чтобы такой документ имел юридическую значимость, используется электронная цифровая подпись. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, защищенный от подделок, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющий установить отсутствие искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также владельца ЭЦП. Юридическая сила ЭЦП признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдении установленного режима их использования.
Электронные документы будут обладать юридической силой при принятии и введении в действие законов РФ "Об электронном документе" и "Об электронно-цифровой подписи". Целью этих законов является создание правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП признавалась бы юридически равнозначной подписи человека на бумажном документе

15. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДИПЛОМНЫХ РАБОТ

Вопросы
1.	Требования и правила оформления текстового материала диплома
2.	Требования и правила выполнения графической части дипломного проекта
3.	Правила оформления приложения
4.	Правила составления списка использованной литературы
5.	Правила оформления приложения

Требования и правила оформления текстового материала диплома
Большое значение в работе над дипломным проектом имеет его оформление.
К форме дипломного проекта предъявляются определенные требования. Весь материал дипломного проекта следует расположить в определенной последовательности. Тексту дипломного проекта предшествует титульный лист, который выдается методической комиссией и заполняется студентом по установленной форме.
На титульном листе студент должен поставить фамилии и инициалы свои, руководителя проекта, консультанта, заведующего отделением. На титульном листе расписываются студент - дипломник, руководитель, консультант и заведующий отделением.
Вслед за титульным листом помещается задание на дипломный проект, а затем содержание (оглавление) дипломного проекта. В содержании приводятся заголовки разделов, глав, параграфов и т.д. с указанием страниц всех частей проекта. При этом заголовки должны быть приведены в строгом соответствии с текстом.
Текстовой материал дипломного проекта может представляться написанным от руки шариковой или авторучкой темного цвета (черного или синего), на пишущей машинке или компьютере. Текст должен быть на одной стороне бумаги стандартного формата А4 (210х297).
Общий объем дипломного проекта, без приложений должен составлять не менее 80 и не более 100 страниц при условии 26 строк на страницу. Если дипломный проект оформляется без использования персонального компьютера, то общий объем рукописного текста, исключая приложения должен быть не менее 100 и не более 120 страниц.
Текст диплома должен быть напечатан шрифтом размера печатающей машинки на одной стороне стандартного листа белой односортной бумаги формата А4 размером 210х297 мм (60 знаков в строке, считая промежутки между словами). Контуры букв и знаков должны быть без ореола и расплывающейся краски. Насыщенность букв должна быть ровной в пределах строки, страницы и всего диплома.
Страницы диплома должны иметь поля: левое - 30 мм, верхнее - 20 мм, правое – 10 мм, нижнее - 25 мм.
Таблицы, рисунки, чертежи, схемы, графики, фотографии и др. как в тексте диссертации, так и в приложении должны быть выполнены на стандартных листах формата А4 или наклеены на стандартные листы бумаги. Подписи и пояснения к рисункам должны быть на лицевой стороне. Диплом не должен содержать помарок, карандашных исправлений, пятен, трещин и загибов. Все страницы диплома, включая иллюстрации и приложения, нумеруются по порядку от титульного листа до последней страницы без пропусков, повторений, литерных добавлений. Первой страницей считается титульный лист, на нем цифра “1” не ставится, на следующей странице проставляется цифра “2” и т.д. Порядковый номер печатается в середине верхнего поля страницы.
Не разрешается размещать заголовки и подзаголовки в нижней части страницы, если на ней не помещается более 2-3 строк последующего текста.
При оформлении отдельных глав дипломного проекта следует помнить, что каждая глава должна начинаться с новой страницы.
Названия глав параграфов, пунктов, подпунктов следует начинать с абзаца и их можно выделять более крупным или жирным шрифтом, чем основной текст, при этом цифры, указывающие их номера, не должны выступать за границу абзаца.
Подчеркивания наименований глав, параграфов и др. не допускаются. Расстояние между заголовками глав, параграфов и последующим текстом должно быть на 5 мм больше расстояния, чем между строками текста.
Названия глав, параграфов должны соответствовать их наименованию, указанному в оглавлении (содержании).
Все страницы работы должны соответствовать оглавлению (содержанию) и быть пронумерованы последовательно арабскими цифрами. Нумерация страниц должна быть сквозной от титульного листа до последнего листа текста, включая иллюстрации, таблицы, графики, диаграммы и т.д., расположенные внутри текста или после него, а также приложения. На титульном листе, который является первой страницей, а также задании на дипломный проект и страницей "содержание", номера страниц не ставится, но учитываются при общей нумерации. Сокращения в тексте не допускаются, исключения составляют сокращения, для которых в тексте была приведена полная расшифровка.
При написании в тексте формул, значения символов и числовых коэффициентов должны быть приведены непосредственно под формулой, с новой строки в той же последовательности, в какой они приведены в формуле. Первая строка расшифровки начинается словом "где" без двоеточия после него. Если в тексте есть ссылки на формулы, то формулам необходимо присвоить порядковые номера, которые проставляются на уровне формулы арабскими цифрами в круглых скобках. Причем первый знак обозначает номер главы, а последующие номер формулы в пределах главы. При написании формул, не помещающихся по ширине печатного листа, их разделяют на две, три и более строк. Перенос допускается только на знаках равенства, сложения, вычитания, деления и умножения. При переносе вышеуказанные знаки повторяются в конце и начале строк. Ссылки в тексте на ту или иную формулу следует давать по типу: " в формуле (15)".
При приведении цифрового материала должны использоваться только арабские цифры, за исключением общепринятой нумерации кварталов, полугодий, которые обозначаются римскими цифрами. Римские цифры и даты, обозначаемые арабскими цифрами, не должны сопровождаться надежными окончаниями. Если в тексте необходимо привести ряд величин одной и той же размерности, то единица измерения указывается только после последнего числа.
Знак "+" применяется только в выражениях, стоящих после знака равенства. Для величин, имеющих два предела, единица измерения пишется только один раз при второй цифре. Такие знаки, как "N", " ", "%" пишутся только один раз при второй цифре. В тексте их следует писать только словами; номер, параграф, процент. Математические знаки, такие как "+", "-", "=", ">", "<" и так далее используются только в формулах. В тексте их следует писать словами: "плюс", "минус", "равно", "больше", "меньше". Например, "Коэффициент стабильности на предприятиях индивидуального производства равен 0,6"; "Периодичность обновления массива меньше периодичности решения задачи".
При необходимости, внесение изменений после переплета допускается применение забелки, заклейки ошибочного текста. В случае небольших исправлений текст может быть аккуратно удален и вклеен новый.
Перед переплетом и последующим предъявлением проекта нужно проверить:
-	идентичность заголовков в содержании и в работе, а также их общую редакционную согласованность;
-	правильность подкладки листов (их последовательность, размещение относительно корешка);
-	наличие ссылок на рисунки, таблицы, приложения, литературу; правильность этих ссылок; правильность нумерации рисунков, таблиц, приложений; общую редакционную согласованность заголовков таблиц и надписей;
-	наличие подписей на заполненном титульном листе и бланке технического задания;
-	наличие карандашных пометок или элементов оформления в карандаше;
-	наличие сквозной нумерации страниц и соответствие ей содержания.
При оформлении дипломного проекта с использованием средств вычислительной техники, студент должен представить на перед защитой вместе с переплетенным дипломом и чертежами дискету (в случае необходимости дискеты или лазерный диск) с полным содержанием дипломного проекта, включая весь текстовый и графический материал, а также разработанную программу с исходными текстами, полностью идентичную дипломной работе. Кроме того, первый файл на дискете (pasport.doc) представляет собой паспорт диплома, в котором содержится:
-	название вуза;
-	Ф.И.О. студента (полностью);
-	факультет;
-	адрес и телефон студента;
-	кафедра;
-	Ф.И.О. руководителя;
-	год окончания вуза;
-	тема дипломного проекта.
-	номер учебной группы;
Кроме этого, в случае разработки в процессе дипломного проектирования программных продуктов, должен быть добавлен файл, содержащий подробную информацию по инсталляции данной программы. Проверку содержания дискет вышеназванным требованиям осуществляет руководитель дипломного проектирования.

Требования и правила выполнения графической части дипломного проекта
Необходимым условием оформления дипломного проекта является выполнение графических работ, которые могут быть представлены в виде рисунков, схем, таблиц, графиков и диаграмм. К выполнению графических работ также предъявляются определенные требования. Иллюстрации должны наглядно дополнять и подтверждать изложенный в тексте материал и отражать тему дипломного проекта.
В качестве графического демонстрационного материала могут быть представлены блок-схемы алгоритмов, структурные функциональные схемы САПР, в которых решается задача, таблицы.
Все иллюстрации, которыми сопровождаются отдельные главы текста дипломного проекта, можно разделить на:
-	оформленные в свободной форме в виде схем, рисунков, графиков;
-	представленные в виде таблиц.
Рассматривая подсистему или отдельные комплексы задач, желательно представить схему взаимосвязи комплексов задач, показывая при этом место и роль задачи, которой посвящен дипломный проект. Раскрывая вопросы организации информационного обеспечения, необходимо представить информационные модели задачи (комплекса задач) или в виде схемы данных, или в виде матриц. Кроме того, для описания процессов обработки информации используются такие схемы, как схема программы, схема взаимодействия программ, схема работы системы, схема ресурсов системы и др.
Все иллюстрации - не таблицы, именуются рисунками, которым присваивается последовательная нумерация, либо сквозь весь текст, либо в пределах главы.
Все рисунки должны иметь полные наименования. Номер и наименование рисунка записывается в строчку под его изображением, например: "Рис. 3. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных массивов при оперативном учете материалов". Рисунки следует размещать сразу после ссылки на них в тексте. Если на одной странице есть ссылки сразу на несколько рисунков, то в этом случае их размещают вслед за этой страницей в порядке нумерации. Рисунки размещаются таким образом, чтобы их можно было рассматривать без поворота листов.
Если текст дипломного проекта иллюстрируется табличным материалом, то размещение его аналогично размещению рисунков. Таблицы также последовательно нумеруются арабскими цифрами в пределах всего материала или в пределах главы. Над правым верхним углом таблицы помещают надпись: "Таблица" с указанием ее порядкового номера, например: "Таблица N 2". При наличии тематического заголовка после слова "Таблица" пишут ее наименование в строчку над таблицей.
Весь графический материал дипломного проекта, который используется в качестве иллюстраций при его защите должен быть представлен не менее чем на 6 логических листах и выполнен тушью, фломастером или на средствах ЭВМ на листах стандартного формата А 1. Все чертежи дипломного проекта, вывешиваемые при его защите, должны быть оформлены в соответствии со стандартами и иметь штамп с подписями. Блок схемы и другие чертежи выполняются при помощи условных изображений по ГОСТ. Необходимо иметь также ввиду, что весь графический материал, вносимый на чертежи должен обязательно быть идентичен представленному в дипломном проекте.
При выполнении чертежей нужно учитывать, что они должны быть хорошо видны при защите на расстоянии 3-4 метров, поэтому следует предусмотреть нужное масштабное увеличение. Других рекомендаций по размерам блоков нет. Раскраска чертежей не рекомендуется. Чертежи подписываются студентом-дипломником, руководителем и заведующим отделением в штампе. В штампе же вписывается и название чертежа. Студентом-дипломником могут использоваться при защите дипломного проекта технические средства типа проектор. Поэтому чертежи могут быть изготовлены на специальной пленке.
Кроме того, защита дипломного проекта может осуществляться с использованием средств вычислительной техники. В этом случае иллюстрационный материал дипломного проекта должен быть представлен в виде демонстрационного ролика содержащего весь необходимый иллюстрационный материал.

Правила составления списка использованной литературы
Использованные в процессе работы над дипломным проектом специальные литературные источники указываются в конце дипломного проекта перед приложением. Список использованной литературы входит в основной объем проекта (пояснительной записки).
При этом библиография составляется в алфавитном порядке. Список используемой литературы должен быть составлен единообразно. Каждый источник отражается в списке в следующем порядке:
1. Для многотиражной литературы - порядковый номер в списке; фамилия и инициалы автора; название книги (для статьи - заглавие, название сборника, журнала, его номер); издательство и год выпуска.
2. Для малотиражных материалов - название документа и его обозначения; наименование министерства (ведомства), института (КБ); место и год выпуска. При ссылке на литературные источники в тексте приводится порядковый номер использованной литературы, заключенный в квадратные скобки. Оформление текста проекта и библиографии осуществляется по стандартам: ГОСТ 7.0-77, 7.1-84, 7.3-77, 7.4-77, 7.5-78, 7.9-77, 7.12-77.

Правила оформления приложения
Приложения оформляются как продолжение дипломного проекта на последующих его страницах, но в основной листаж не включается. В приложения могут выноситься формы первичных документов, как спроектированные автором, так и используемые на данном объекте, шапки форм выходных документов, формы выходных документов на ЭВМ, программ обработки информации, разработанные автором, расчеты контрольных примеров и т.д. При включении в проект более одного приложения впереди всех приложений на отдельном листе пишется прописными буквами "Приложение". Затем следуют отдельные приложения. Однако, в проекте может быть два и более видов приложений, например, приложения форм первичных документов, шапки выходных документов, распечатки выходных документов и т.д., в этом случае их нумеруют последовательно арабскими цифрами, например,: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д. При этом формат первичного документа может не соответствовать формату листа дипломного проекта. В этом случае следует форму первичного документа наклеивать на лист. Если каждому виду приложения соответствует более одного листа, то впереди приложений данного вида на отдельном листе пишется слово "Приложение" и ставится его номер. Непосредственно на приложениях слово "Приложение" в этом случае не пишется, а каждое из них нумеруется арабскими цифрами в правом верхнем углу в пределах отдельного вида приложений. Приложения в дипломном проекте следует располагать в следующем порядке:
-	в начале: приложения, разработанные автором, в порядке упоминания их в тексте;
-	затем приложения, заимствованные автором.
Если приложений очень много, то они могут быть представлены отдельным томом.
Не рекомендуется приводить в приложениях распечатки исходных текстов программ, разработанных в процессе дипломного проектирования, если они занимают более 5 страниц.